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ホームページから問い合わせメールをもらった時に優先すべき2つのこと。
ホームページを製作・公開してから、新規の問い合わせをこれまでもらわなかったことからやりがちな失敗のケースを2つ書きます。
どちらの失敗もやってしまうと、それだけ問い合わせの折り返しメールが来ない率がグンっとあがってしまうミスです。
返信は土日でも関係なく！もし出来ないならその理由も返信時に！
ホームページを公開すると問い合わせは、平日や土日・祝日など関係なく舞い込んできます。
見ているユーザーにとっては問い合わせしたいのはそのホームページを見た瞬間になるので、休日だからといって平日にわざわざ問い合わせしてはくれません。
個人事業主や小さい会社などであればあるほど、土日でお店が休みであってもメールは早く返信する必要があります。
それはなぜか。
例えば同じ見積や相談内容を複数の会社に併せて送っていた場合は「メールの返信が遅い」というだけで「対応が悪い」というイメージが少なからずついています。
もしメールが返せない状況で、問い合わせをもらってから1日、2日後になるのであれば、必ずその理由も明記しておくこと。
言い訳がましくなるかもしれませんが、数日遅れて普通のメールが送られてくるよりも幾分受け取る方の感じ方はマシになるかもしれません。
最初の返信内容で回答があるかどうかが決まる！「シンプルすぎませんか？」
メールでの問い合わせの場合、お店側が返信したからといって必ず相手からまた返信がくるとは限りません。
問い合わせ側はそのメールの内容で大げさにいうと「信頼できる」「お願いできそう」というのをしっかり見ています。
例えば、あなたが整体院を営んでいて滋賀県内で、相談できる税理士さんを探していたとしましょう。いくつか候補があった中で2つの税理士事務所の下記のメッセージを送りました。
あなた：
現在、草津市で整体院を営んでいる○○といいます。
3月の確定申告を迎えるにあたって、お願いできる税理士さんを探しています。
私の方が経理関係に疎く、その点もカバー頂ければ幸いです。
よろしくお願いします。
上のメッセージに対してAという税理士事務所の返信がこちら。
A税理士事務所：
お問い合わせありがとうございます。
詳しいお話をお聞きしたいと思いますので打ち合わせできる日のご連絡をお願いします。
そしてBという税理士事務所がこちら。
B税理士事務所：
この度は、お問い合わせありがとうございます。
経理に関する知識があまりないとのことですが税・経理に関して知識がないのは依頼する側としては当然のことです。
当事務所では経理に全く知識がなくても、一緒に学び、そして正しい経理を知ってもらいお店の経営を数字で理解しながらという方針で行っています。
よろしければ現状の店舗の内容も含めて一度打ち合わせ日を設けさせて頂ければと思います。
また打ち合わせに関して相談や見積などは全て無料となっておりますので、ご安心ください。
先に私の希望日程をお送りしますが、日程に不都合がある場合、ご遠慮なくご連絡ください。
○月○日 ○時から○時まで
○月○日 ○時から○時まで
○月○日 ○時から○時まで
○月○日 ○時から○時まで
それではよろしくお願い致します。
さてどちらの方を返信しようと思うでしょうか。
どちらの打ち合わせ日を設けてその中で細かい相談をしていくというスタンスではありますが、やはりAよりもBの方が親身になってくれる税理士というイメージがあります。
極端な例ではありますが、そのメール内容で受け取った方は返信しようと思うかどうか。メールでの問い合わせであればこの点も気をつけるべきところであります。
メールでの問い合わせという事情を汲み取って対応すること
電話ではなくメールで問い合わせをするということは、どういう意味でしょうか。
初めて問い合わせをするところに電話では気が引けてしまう、営業されるのではとやはり思ってしまいます。だからこそのメールでのお問い合わせなのです。
また電話と違ってメールであれば文字での連絡なので、電話口でのお互いの雰囲気というのはわかりません。
だからこそ気を使いすぎるぐらいにメールでの対応は親身に対応する必要があります。(基本はずっと親身な対応でなければいけないのですが。)
問い合わせしてきた方の事情を汲み取って、どんなことで悩んでどういう風に解決策を提示できるのか。ただ問い合わせがきたから、返信するだけではなく相手を想像して考える事で返信率もその後の来店率も変わってきますので、この2つは特に注意です。